Кадровый учет

Почему кадровый учет нельзя откладывать на потом

Кадровый учет — это не просто папка с трудовыми договорами на антресоли офиса. Это живой, постоянно меняющийся механизм отношений между бизнесом и сотрудниками. Ошибки здесь стоят дорого: неправильно оформленный прием на работу — штраф до 50 000 рублей за каждого сотрудника, просроченный отчет СЗВ-ТД — санкции по 500 рублей за каждую запись, а иск от обиженного работника в трудовую инспекцию — реальный риск приостановки деятельности компании на 90 суток. Мы в «БухСибирь» более 14 лет наблюдаем, как руководители откладывают наведение порядка в кадрах «до лучших времен» и в итоге платят втрое больше.

Для бизнеса в Новосибирске кадровый учет имеет свою специфику. Территориальная удаленность от столичных контрольных органов не освобождает от ответственности: проверки ГИТ и прокуратуры проходят с той же регулярностью, а требования местного трудового законодательства с районными коэффициентами и климатическими надбавками требуют особого внимания. Наши специалисты знают все нюансы работы в Сибирском федеральном округе и ежедневно помогают компаниям избегать конфликтов, экономя десятки тысяч рублей.

Что входит в услугу «Кадровый учет» в «БухСибирь»

Многие думают, что кадровый учет — это только приказы на отпуск. На самом деле грамотная постановка кадрового делопроизводства включает десятки операций, каждая из которых жизненно важна для спокойствия руководителя. Ниже — полный перечень работ, которые мы берем на себя.

Трудовые отношения: от приема до увольнения

• Оформление приема сотрудников: составляем трудовой договор с учетом специфики должности, готовим приказ о приеме, заполняем личную карточку Т-2. Проверяем документы соискателя (паспорт, СНИЛС, ИНН, военный билет, документы об образовании) — исключаем прием лиц, которым запрещена определенная работа.
• Кадровые переводы: изменение должности, оклада, графика работы — любое движение персонала сопровождается дополнительным соглашением и приказом. Мы следим, чтобы ни одно изменение не осталось незадокументированным.
• Увольнение: полный цикл — от уведомления (если требуется) до расчета и записи в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). Следим за сроками, чтобы не было споров о дне увольнения.

Графики, табели и контроль рабочего времени

• Табель учета рабочего времени: ежемесячно сводим данные по явкам, больничным, отпускам, командировкам. Формируем табель по формам Т-12 или Т-13 для расчета зарплаты.
• Учет сверхурочных, ночных, выходных и праздничных смен: отдельное направление для производственных предприятий и круглосуточных сервисов — считаем доплаты, контроль допустимых норм переработки.

Отпуска, больничные, командировки

• График отпусков: ежегодно утверждаем до 17 декабря, планируем очерёдность, оформляем отпуска с сохранением заработной платы, учебные, по уходу за ребенком.
• Листки нетрудоспособности: проверяем правильность оформления электронных больничных, рассчитываем стаж, передаем данные в ФСС (СФР) для выплаты пособий.
• Командировки: приказ, командировочное удостоверение (если нужно), авансовый отчет — весь пакет закрываем в срок.

Воинский учет

Обязанность всех организаций с сотрудниками призывного возраста. Мы ведем карточки воинского учета (форма №10), сверяем данные с военкоматом, подаем уведомления о приеме и увольнении военнообязанных. Отсутствие этой работы карается штрафом до 3000 рублей за каждого неучтенного человека — для крупных штатов сумма выливается в сотни тысяч.

Отчетность в государственные органы

• СЗВ-ТД: передаем в Социальный фонд сведения о каждом кадровом мероприятии не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. За опоздание — 500 рублей за каждую запись.
• ЕФС-1 (бывший 4-ФСС): раздел с персонифицированными данными по стажу и взносам на травматизм. Сдаем точно в срок, с соблюдением контрольных соотношений.
• Персонифицированные сведения (СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ): больше не шокируют названиями, но мы по привычке контролируем каждую форму, пока СФР окончательно не упростил отчетность.
• Статистические отчеты: готовим и отправляем в Росстат при необходимости.

Документооборот и архивация

• Личные дела: ведем аккуратные электронные и (при желании клиента) бумажные досье с описями.
• Трудовые книжки: заполняем, учитываем, выдаем при увольнении. Переход на электронные — с 2020 года, но многие хранят бумажные, и мы их обслуживаем.
• Архивная обработка документов: сдаем дела в архив организации или на государственное хранение по истечении установленных сроков.

Кому жизненно необходим профессиональный кадровый учет

Наша практика в Новосибирске показывает: к порядку в кадрах приходят не только от страха перед штрафами, но и от усталости вести всё на коленке. Услуга востребована у самых разных бизнесов:

ООО и АО с штатом от 10 человек

Крупные штаты — лавина кадровых операций. Прием/увольнение, постоянные переводы, разные графики — без автоматизации и выделенного специалиста хаос наступает уже через квартал. У нас на обслуживании компании от 10 до 300 сотрудников в сферах: строительство, оптовая торговля, транспорт, промышленность. Каждый день мы оформляем десятки приказов и держим данные в полном порядке.

Индивидуальные предприниматели с наемными работниками

ИП редко держат кадровика в штате — и очень зря. Даже один продавец в магазине на ул. Ленина создает полный комплект кадровых обязанностей: договор, приказ, СЗВ-ТД, табель, больничный. При этом штрафы для ИП не отличаются от штрафов для юрлиц. Мы обслуживаем десятки предпринимателей на УСН и патенте — они навсегда забывают о страхе перед проверкой.

Стартапы и компании без HR-отдела

Молодые компании, которые стремительно растут, обычно нанимают «девочку, которая всё умеет». Она и бухгалтер, и кадровик, и офис-менеджер. Кадры при этом страдают первыми: трудовые договоры лежат с ошибками, приказов нет, табель не ведется. Мы включаемся и выстраиваем процессы с нуля, освобождая владельцу время на развитие бизнеса.

Организации на любых системах налогообложения

На ОСНО и спецрежимах кадровый учет идентичен — меняется только налоговая нагрузка, но не правила оформления персонала. Поэтому мы одинаково тщательно работаем с крупными плательщиками НДС и микро-ООО на УСН 6%.

Почему доверять кадры нужно именно «БухСибири»

На рынке Новосибирска десятки бухгалтерских фирм, но выбирают нас по конкретным причинам, которые мы подтверждаем делами.

• С 2010 года на рынке. Через наши руки прошли сотни кадровых проверок — мы знаем все уловки трудовых инспекторов и требования судов. Опыт, который невозможно купить, — только наработать годами.
• Более 700 компаний на обслуживании. От микробизнеса до заводов — это лучшая рекомендация. Клиенты остаются с нами и приводят партнеров.
• Персональный менеджер-кадровик. За каждым клиентом закреплен специалист, который вникает в нюансы именно вашей организации: особенности коллективного договора, сезонность, вахтовый метод. Вы звоните не в колл-центр, а человеку, который помнит, что у вас в октябре плановая индексация зарплаты.
• Гарантия отсутствия штрафов по нашей вине. Если контролирующий орган выпишет санкцию за ошибку, которую допустили мы, — оплатим её из своего кармана. Такие случаи единичны, но гарантия закреплена в договоре.
• Экономия до 30% на оптимизации кадровых издержек. Мы не «рисуем» сомнительные схемы, а легально помогаем выстроить режимы труда так, чтобы не переплачивать. Например, правильное оформление совмещения вместо приема на полную ставку или внедрение суммированного учета рабочего времени на сезонных работах.
• Сдаем отчетность за 2 дня до дедлайна. Срыв срока для нас — ЧП, поэтому внутренний регламент жестче государственного. Клиенты получают уведомление о готовности отчетов раньше, чем наступает последний день сдачи.
• Цена ниже, чем содержание штатного кадровика. Сравните: оклад квалифицированного инспектора по кадрам в Новосибирске — от 45 000 рублей плюс налоги, организация рабочего места, обучение. Наш тариф на кадровое обслуживание часто укладывается в 15–25% от этой суммы, при этом вы получаете команду профессионалов с опытом в разных отраслях.

Как мы начинаем сотрудничество и ведем кадровый учет: 5 шагов

Отлаженная система позволяет нам подключать клиента за 1–2 дня без стресса. Ниже алгоритм, который прошли уже сотни компаний.

1. Бесплатная консультация и экспресс-аудит. Вы оставляете заявку через форму Заказать звонок или звоните нам 8 (800) 600-68-84. Наш специалист выясняет специфику бизнеса, количество сотрудников, наличие текущих проблем. По желанию проводим первичный анализ имеющейся кадровой документации — часто находим критические упущения прямо на встрече.
2. Подбор тарифа и заключение договора. Предлагаем оптимальный пакет обслуживания: от разового наведения порядка до полного ежемесячного ведения учета. Фиксируем стоимость в договоре, никаких скрытых платежей. Вы подписываете документы — электронно или в нашем офисе в Новосибирске.
3. Постановка учета с нуля или восстановление. Если учет не велся или велся хаотично, мы проводим полный аудит, запрашиваем недостающие документы у сотрудников, восстанавливаем приказы и табеля. Создаем структуру личных дел, заводим учетные регистры. Для компаний с действующим кадровым делопроизводством корректируем ошибки, интегрируем наши процессы.
4. Ежемесячное обслуживание. Ваш персональный кадровик ежедневно отслеживает все кадровые перемещения: прием, перевод, увольнение, отпуска, больничные. Вы просто сообщаете о любых изменениях по удобному каналу (почта, мессенджер, звонок) — и в течение 24 часов получаете готовый комплект документов. Вам не нужно помнить сроки сдачи СЗВ-ТД: мы сами передадим отчет в день приказа.
5. Отчетность и поддержка при проверках. Заранее готовим и отправляем всю обязательную отчетность в СФР, Росстат, военкоматы. Если нагрянула инспекция — наш эксперт оперативно консультирует вас или напрямую взаимодействует с проверяющими (по доверенности). С нами прошли уже более 50 налоговых и кадровых проверок с положительным результатом.

Часто задаваемые вопросы о кадровом учете

Пора навести порядок в кадрах и спать спокойно

Кадровый учет — это не просто «бумажки», а фундамент отношений с людьми, которые строят ваш бизнес. Ошибка в одном приказе способна обернуться внеплановой проверкой, судебным иском и потерей репутации. «БухСибирь» предлагает не услугу — мы берем на себя всю головную боль: от черновой рутины до защиты перед контролерами. Вам остается только управлять бизнесом.

Позвоните по номеру 8 (800) 600-68-84 или Заказать звонок для бесплатной консультации. Разберем вашу ситуацию, назовем точную стоимость и сроки — без обязательств и навязывания. С нами кадровые вопросы перестанут быть проблемой.

БухСибирь: мнение эксперта

«За годы практики мы видели, как владельцы бизнеса плакали, получив штраф в 300 тысяч, только потому что вовремя не подали СЗВ-ТД на уволенного два месяца назад сотрудника. Кадры не прощают легкомыслия. Но когда учет выстроен системно, каждая бумажка на своем месте, проверки перестают пугать. Мы не просто заполняем формы — мы создаем для клиентов подушку безопасности. Это дорогого стоит, а, по сути, стоит значительно дешевле рисков». — директор по развитию «БухСибирь», эксперт с 15-летним стажем в кадровом аудите